Programmasecretaris

Functie omschrijving

Werken als programmasecretaris in een gemeentelijke organisatie betekent...

• dat je een belangrijke rol speelt in de besluitvormingsprocessen voor gebiedsontwikkelingen;
• dat je nauw samenwerkt met de programmamanager aan gebiedsontwikkelingen en woningbouwprojecten;
• dat je werkt in een dynamische werkomgeving, met veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid, samen met een gedreven team dat zich richt op een specifiek doel.

Binnen deze organisatie heeft de ontwikkeling van woningen en werkplekken hoge prioriteit in het ruimtelijke domein. We zijn op zoek naar een (senior) programmasecretaris die zich wil inzetten voor een grootschalig gebiedsontwikkelingsproject met duizenden woningen en werkplekken. Ben jij iemand die houdt van complexiteit, meedenkt op strategisch niveau en graag de handen uit de mouwen steekt? Reageer dan snel!

Jouw rol als programmasecretaris

De programmasecretaris fungeert als sparringpartner van de programmamanager en ondersteunt bij de ambtelijke en bestuurlijke afstemming binnen het programma of project. Jij zorgt ervoor dat notities, rapportages en besluitvormingsnota’s tijdig bij de juiste stakeholders terechtkomen, waaronder de opdrachtgever, het bestuur en de gemeenteraad. Je hebt een talent voor schrijven en coördineert het besluitvormingsproces van A tot Z. Je onderhoudt contacten met zowel interne als externe partijen en verbindt deze moeiteloos.

Je signaleert problemen en zorgt voor oplossingen. Je organiseert en coördineert vergaderingen, maakt actiepunten en bewaakt de voortgang. Ook schrijf en redigeer je voorstellen en annotaties die namens de programmamanager worden verstuurd.

Je hebt een verbindende rol binnen het programma of project en werkt intensief samen met betrokkenen zowel binnen als buiten de organisatie. Kortom, je bent een proactieve spil in het geheel, die in staat is om prioriteiten te stellen en de hectiek van het werk te managen.

Waar ga je werken?

Je komt te werken in een team van ongeveer 80 collega’s binnen het cluster Projecten. Dit cluster zorgt ervoor dat de gemeentelijke projecten op het fysieke domein professioneel worden aangepakt. In je dagelijks werk zul je vooral samenwerken met collega’s van verschillende programma’s binnen de organisatie. Je maakt deel uit van een enthousiast en hecht team.

Wat zoeken we in jou?

Je bent een stevige sparringpartner voor programma- en projectmanagers, met een goed gevoel voor de politiek gevoelige omgeving waarin je werkt. Je hebt ervaring met bestuurlijke processen en weet hoe je mensen samenbrengt. Je hebt een talent voor het brengen van orde in chaos en je kunt uitstekend omgaan met deadlines. Je bent resultaatgericht, doortastend en beschikt over een goed gevoel voor humor en relativeringsvermogen. Daarnaast ben je communicatief sterk en een echte teamspeler.

Verder beschik je over:

• WO werk- en denkniveau;
• Ervaring als (programma)secretaris;
• Ruime ervaring in het schrijven van bestuurlijke stukken;
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Het vermogen om complexe onderwerpen te structureren, te analyseren en te beheersen.